Datenschutzerklärung für den KI-basierten Chatbot

Einsatz und Zweck von ChatGPT

Wir setzen auf unserer Website einen KI-basierten Chatbot ein. Anbieter dieses Dienstes ist OpenAI Ireland Ltd., 3 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland, https://openai.com. Der KI-Chatbot dient als digitaler Wegweiser, um Besuchern auf unserer Website die Informationen dieser Website schnell und verständlich bereitzustellen. Der Chatbot verarbeitet Fragen und Nachrichten unter Nutzung der Inhalte unserer Website und gegebenenfalls zusätzlicher hinterlegter Dokumente. Der Chatbot gibt ausschließlich aus diesen Quellen generiertes Wissen weiter.

Bitte geben Sie keine sensiblen oder personenbezogenen Daten im Chat ein. Etwaige freiwillig eingegebene sensible Informationen werden dennoch nach den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Maßnahmen geschützt und unterliegen den gleichen Lösch- sowie Verarbeitungsfristen.

Einwilligung und anonyme Einwilligungs-ID

Vor der ersten Nutzung des Chatbots bitten wir um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Eingaben und Metadaten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Nach Ihrer Einwilligung generiert unser System eine zufällige, anonyme Einwilligungs-ID. Diese wird im lokalen Speicher (Cookie/Session Storage) Ihres Browsers abgelegt und als Schlüssel für Ihre Chatverläufe und Einwilligung in unserer Datenbank verwendet. Dadurch können wir Ihre Einwilligung und die zugehörigen Kommunikationsprotokolle nachweisen und löschen, ohne dabei personenbezogene Merkmale wie die IP-Adresse oder Name/Account zu speichern.

Verarbeitete Daten und Zweck

Im Rahmen des Chatbot-Services verarbeiten wir folgende Daten:

  • Vom Nutzer eingegebene Nachrichten und Fragen (Freitext, freiwillige Angaben inkl. evtl. personenbezogene Daten)
  • Metadaten (z.B. Zeitstempel, Browser, technische Sitzungsdaten)
  • Die anonymisierte Einwilligungs-ID
  • Chatverläufe, die auf deutschen Servern bei Hetzner gespeichert und ausschließlich mit der anonymisierten Einwilligungs-ID verknüpft werden

Zweck der Datenverarbeitung:

  • Situationsbezogene Beantwortung von Nutzeranfragen sowie Bereitstellung und Verbesserung des Chatbot-Erlebnisses
  • Sicherstellung des technischen Betriebs, Fehlerdiagnose, Missbrauchsverhinderung
  • Dokumentation und Nachweis der erteilten Einwilligung in datenschutzkonformer, nicht-personalisierter Form
  • Umsetzung von Betroffenenrechten (Löschung, Auskunft) mittels anonymer ID
  • Aggregierte und anonymisierte Analyse zur Qualitätssicherung und Serviceverbesserung

Eine darüberhinausgehende Nutzung der Chat-Daten findet nicht statt.

Datenübermittlung und Verarbeitung durch OpenAI

Ihre Eingaben und zugehörige Metadaten werden zur Generierung einer Antwort an die Server von OpenAI Ireland Ltd. übertragen. Die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten können auch auf Servern außerhalb der EU (z. B. in den USA) stattfinden. OpenAI ist durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC) und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verpflichtet, den Schutz personenbezogener Daten nach DSGVO zu gewährleisten.

Wir haben ChatGPT so konfiguriert, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht zum Training des Algorithmus verwendet werden. Die beim Dienstleister verarbeiteten Daten werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht; eine gezielte Löschung einzelner Chatinhalte auf den OpenAI-Servern ist technisch nicht möglich.

Hosting und Verarbeitung durch Hetzner

Die Speicherung und Verarbeitung der bei uns geführten Chatverläufe (einschließlich Einwilligungs-IDs) erfolgt auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer findet durch Hetzner nicht statt.

Wir selbst speichern keine IP-Adressen im Rahmen des Chatbot-Dienstes. Unabhängig davon kann Hetzner auf Infrastruktur-Ebene zum Betrieb und zur Sicherheit der Systeme technisch erforderliche Protokolldaten (z. B. Zugriffs-/Fehlerprotokolle) verarbeiten. Die Löschung der bei uns gespeicherten Chatdaten richtet sich nach den in diesem Dokument beschriebenen Speicher- und Löschfristen.

Rechtsgrundlagen

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG: Verarbeitung von Chat-Inhalten und zugehörigen Metadaten auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung zur Bereitstellung und Optimierung unseres Chatbot-Dienstes. Sofern Sie freiwillig Angaben zu personenbezogenen Daten machen, verarbeiten wir diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Speicherung der anonymen Einwilligungs-ID sowie der Chatverläufe zur effizienten und rechtssicheren Dokumentation der Einwilligung, zum Nachweis und zur Umsetzung datenschutzrechtlicher Betroffenenrechte, sowie zur Aggregation und anonymen Analyse zur Verbesserung des Service.

Speicherdauer und Löschung

  • Daten, die bei OpenAI verarbeitet werden, werden nach maximal 30 Tagen automatisch gelöscht, eine individuelle Löschung ist nicht möglich.
  • Auf deutschen Servern bei Hetzner gespeicherte Chatverläufe und Einwilligungsdaten werden auf Anfrage (unter Angabe der anonymisierten Einwilligungs-ID) oder bei Wegfall des Zwecks unverzüglich gelöscht.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht

  • auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten,
  • auf Berichtigung falscher oder unvollständiger Daten,
  • auf Löschung Ihrer lokal gespeicherten Daten durch Angabe Ihrer anonymen Einwilligungs-ID (soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen),
  • auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • auf Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,
  • auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten bei OpenAI nur im Rahmen der automatischen Löschfristen entfernt werden können.

Hinweis bei Löschung von Cookies/Local Storage

Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte (z. B. Auskunft oder Löschung) nutzen wir die in Ihrem Browser gespeicherte anonyme Einwilligungs-ID. Löschen Sie diese Einwilligungs-ID (etwa durch das Entfernen von Cookies oder den Local-Storage), ist eine spätere Zuordnung Ihrer bei uns gespeicherten Chatverläufe nicht mehr möglich. In diesem Fall können wir individuelle Auskünfte oder Löschungen dieser Datensätze nicht mehr vornehmen, da sie ohne Zuordnung nur noch anonym vorliegen. Wenn Sie eine Löschung wünschen, teilen Sie uns bitte vor dem Löschen Ihrer Browserdaten Ihre Einwilligungs-ID mit.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust und Manipulation zu schützen. Die Einwilligungsdokumentation erfolgt anonymisiert. Zugriff auf Chatverläufe und IDs ist auf berechtigte Personen beschränkt.

Auftragsverarbeitung

Wir haben mit OpenAI Ireland Ltd einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen. Dieser gewährleistet, dass OpenAI personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei OpenAI finden Sie hier: https://openai.com/policies/privacy-policy.

Wir haben mit Hetzner Online GmbH einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Hetzner finden Sie hier: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/.

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